厚生労働省は中小企業のために、雇用に関する様々な助成金メニューを用意している。

たとえば、非正規社員を正社員へ昇格させたら50万円が支給されたり、非正規社員に対して研修（ＯＪＴも可）を行ったら1時間につき800円の賃金補助が得られたりする「キャリアアップ助成金」はここ数年で一番人気の助成金だ。

その他にも、正社員に新たな手当を創設して支給したり、法定以上の健康診断を行ったりしたら支給される職場定着支援助成金、 未経験者をハローワークの紹介で雇用した場合に支給されるトライアル助成金なども使い勝手の良い助成金と言えるだろう。

助成金受給のためには正しい給与計算が不可欠

では、どのような会社でも新規雇用や正社員登用、教育訓練などを行えば助成金を受給できるのかというと、「そうは問屋がおろさない」のが実際のところだ。

私も実務で多くの会社様の助成金の申請を手伝ってきたが、実は、一番苦労するのは、助成金を申請する書類そのものの作成ではなく、添付資料として提出する「出勤簿」と「賃金台帳」なのである。

ほとんどすべての助成金において、申請の対象となる社員の出勤簿と労働者名簿の提出が必要となるのだが、これが正しく整備されていないため、助成金の申請を断念せざるを得ない会社もある。

なお「正しく整備」とは、単に作成すれば良いのでは書く、出勤簿に書かれた勤務時間と、賃金台帳に記録された賃金が正しく相関していて、時間外手当や休日出勤手当の払い漏れがない、という意味である。

たとえば、キャリアアップ助成金の場合、非正規社員を正社員に登用すると50万円が支給されるが、そのためには、非正規社員だった期間6か月分および正社員登用後の6か月間、すなわち、丸々1年分の出勤簿と賃金台帳が正しく整備されていないと、助成金を受給することはできないのだ。

給与計算freeeは出勤簿と賃金台帳を自動作成 できる

助成金申請に当たり、 給与計算freeeが日々の勤怠を入力し、集計する機能を実装していることは大きな強みとなる。

出勤簿

このような簡単なインターフェイスから、各社員が出退勤時間や勤怠時間を入力すれば、自動的に出勤簿が完成するというわけだ。

画面をそのままプリントアウトすれば、助成金申請のために提出する出勤簿としてもちろん通用する。

そして、この勤怠データを元にして作成した賃金台帳も、ワンクリックで出力することが可能となっている。

給与計算freeeの助成金申請における３つの強み

このことから、給与計算freeeは、助成金申請に関し、次の3つの点で他の給与計算ソフトに対する優位性を持っていると言える。

第1は、 出勤簿と給与計算が特別の設定なしにリンクをしているということだ。

これまでの給与計算ソフトでは、給与計算ソフト自体の機能として勤怠管理は備わっているものはなく、タイムカードなどの情報を手入力するか、システムを連結させてデータをインポートするしかなかった。

この際に手間がかかったり、ミスが生じたりする危険性もあったわけだ。ところが給与計算freeeでは、ここに入力したデータが給与計算に直結しているので、入力ミスなどにより、出勤簿と賃金台帳の不一致が生じることもないわけだ。これは、助成金申請において大きな強みである。

私の経験上も、助成金の申請書類をチェックする担当者は、出勤簿と賃金台帳に不一致がないかを本当に目を皿のようにして確認していると実感しているので、給与計算freeeにおける出勤簿と賃金台帳のシームレスなリンクは心強い限りだ。

第2は、クラウド上で勤怠管理をしているので、リアルタイムで経営者や人事担当者が勤怠状況を把握できるということだ。

スタートアップの会社は、「基本金の中には月40時間分の残業代を含む」といったような、いわゆる固定残業代の制度を利用している場合も少なくないであろう。

このとき月40時間を超えてしまったら、追加の残業代を支払わないまま助成金の申請をしてしまうと、未払い残業があるということで、助成金の不支給事由になってしまう。

この点、給与計算freeeの場合は、上記インターフェイスの写真にもあるよう、その日までの残業時間の累計などが表示されるようになっている。

したがって、月の前半で残業をしすぎであったら、後半は抑えるように指示をしたりなど、リアルタイムで状況に応じた指示を出すことができ、勤怠を集計してからはじめて「しまった、残業をさせすぎてしまった」というようなことになるのを防ぐこともできる。

第3は、助成金の申請代行をする社会保険労務士との連携だ。

助成金の申請を成功させるには、様々なノウハウが必要なので、社会保険労務士に申請の代行を依頼することが多い。

この際、これもクラウドだからこその強みであるが、社会保険労務士と給与計算freeeのIDを共有することで、社会保険労務士からも必要に応じて随時チェックを受けることができる。

また、申請前に必要書類をそろえる段階でも、社会保険労務士が会社側へ用意してほしい書類をいちいち説明して「ああでもない、こうでもない」とやらなくとも、社会保険労務士のほうでログインして、申請に必要な書類をプリントアウトすることができ、お互いの手間を大幅に省略することができるであろう。

結び

もちろん給与計算freeeも完全無欠なソフトではなく、まだまだ発展途上なので、給与支払の条件や、ソフトの設定によっては自動計算だけでは対応できない場面も出てくるであろう。

だが、出勤簿が自動作成され、それが賃金台帳に直結しているということ自体は紛れもない強みなので、ここに給与計算freeeを使いこなせる社会保険労務士が入り、専門家の目で必要に応じて微修正を行っていけば、給与計算freeeは助成金申請を支援する強力なツールになりうるであろうと、私はその可能性を確信している。