エクセルを卒業して、給与計算freeeへ移行する5つのメリット

投稿日:2016.01.03|カテゴリー: IT・クラウド

freee-recomendation-fig01スタートアップの会社様では、給与計算ソフトを使わず、エクセルで給与計算をなさっているところもあるかもしれません。

人数も少ないので、まだ給与計算ソフトは必要ないという考え方もあるかもしれません。

しかし、たとえ社長1人だけの会社であったとしても、給与計算freeeを導入するメリットは大いにあります。

今回の記事では、エクセルで給与計算をしている会社が、給与計算freeeに移行することで得られる代表的なメリットを5つ紹介したいと思います。


1.社会保険料や税金の計算が楽になる

まず、エクセルで給与計算を行う場合に最も頭を悩ませるのは、社会保険料や税金をいくら控除するのかという計算です。

雇用保険の保険料は支給額×0.5%ですからエクセルであっても数式を入力すれば簡単でしょう。

また、住民税も金額が決まっているから、定額を控除すれば大丈夫なので、こちらもエクセルで対応可能でしょう。

しかしながら、エクセルの給与計算では、健康保険、介護保険、厚生年金の保険料、それから、所得税の計算で多くの会社様がつまづいてしまうようです。これらの保険料や所得税は単純に数式を入れるだけでは計算をすることができないからです。

健康保険、介護保険、厚生年金の保険料は、額面支給額を一定のレンジで区切り、これを「標準標準報酬」という基準額に置き換えて、そこに保険料率を乗ずるという形で計算します。

保険料率も、毎年変化しますので、どのタイミングから新しい保険料率を使えば良いのか、エクセルの場合は悩んだり、ミスをしたりしてしまいがちです。

また、介護保険の保険料は40歳以上の人に対してのみ発生するので、年齢のチェックも必要になってきます。

所得税に関しては、これも数式で単純計算できるわけではなく、給与の支給額と、扶養家族の人数から、一定のルールに従って「月額表」というリストから控除すべき額を探す必要があります。エクセルの場合は、この探す作業も完全に手作業で行わなければなりません。

エクセルで給与計算を行った場合に発生するこれらの手間に対し、給与計算freeeでは、その手間が全て自動化されます。

健康保険、介護保険、厚生年金の保険料は、年金事務所によって決定された標準報酬月額をいちど登録すれば、あとは保険料率が変化したとしても、自動で控除すべき保険料を計算してくれます。

介護保険の保険料が発生する年齢も、最初の従業員登録画面で入力する生年月日に基づいて、必要なタイミングで自動管理してくれます。

所得税の計算も、給与計算freeeのシステムに「月額表」が組み込まれていますので、自動で所得税額が計算されますし、もちろん「月額表」が変更された場合も、自動でアップデートされますので、計算ミスが発生する余地はありません。

このように、給与計算freeeを導入することで、社会保険料や税金の控除額の計算を、安心かつ迅速に完了させることができるのです。

2.割増賃金の計算が楽になる


給与計算において、社会保険料や税金の計算と並んで頭が痛いのは、時間外手当、休日出勤手当、深夜手当といった、割増賃金の計算です。

これらも、エクセルで行う場合は、時間数を集計する手間と、「時間数×割増率」の計算式を入力して・・・といったような計算の手間が発生してしまいます。

これらの手間も、給与計算freeeを導入することで一掃されます。

というのも、給与計算freeeには、勤怠管理機能が実装されており、管理者または従業員自らが入力した勤怠記録を、自動で集計し、必要な割増賃金を自動計算してくれるのです。

ユーザー側で行わなければならないのは、割増率を何パーセントにするか(例えば時間外手当は法律通りなら25%)という初期設定くらいで済んでしまうのです。

3.年末調整が楽になる


給与計算freeeで楽になるのは、毎月の給与計算だけではありません。

給与計算に付随する代表的な業務である年末調整も、給与計算freeeで大いに簡略化することができます。

従来、年末調整を行うためには、各従業員に扶養控除申告書や保険料控除申告書を配布し、記入されたものを回収し確認する、というやり取りが必要でした。

これに対し、給与計算freeeでは、分かりやすいインターフェイスで、各従業員が扶養家族や生命保険に関する情報などを入力し、その情報をもとに扶養控除申告書や保険料控除申告書をクラウド上で完成させ、年末調整の計算を行います。

エクセル上で年末調整の計算を行うことは非常に手間がかかりますし、場合によっては挫折してしまうかもしれません。

年末の忙しい時期の悩みを、給与計算freeeで一掃することは、合理的な選択肢なのではないでしょうか。

4.年度更新に必要な書類や算定基礎届がすぐ作れる


毎月の給与計算に付随する業務という意味では、「年度更新」や「算定基礎届」といった書類の作成も関係してきます。

年度更新とは、労災保険と雇用保険の保険料の納付・精算の手続です。

労災保険と雇用保険の保険料は、年間一括の先払いになっていますので、毎年1回、6月1日から7月10日までの間に見込み給与額に基づいて当年度分の保険料の前納と、前年度の予実差額の精算を行わなければなりません。

また、算定基礎届とは、健康保険や厚生年金の保険料の計算のもととなる「標準報酬月額」の洗い直しを行うため、毎年7月1日から7月10日までの間に、4月、5月、6月の3か月間に支給された賃金を、一定の書式にまとめて、年金事務所へ届け出る手続きです。

エクセルで給与計算を行っている場合は、やはりこれらの書類を作成するための集計データを、エクセル上の手計算で行わなければなりません。

これに対し、給与計算freeeでは、これまでに入力してきたデータベースから、必要な計算を自動で行い、年度更新や算定基礎届の作成に必要な数字が、簡単な手順でアウトプットされるようになっています。

電子署名を持っている会社様であれば、年度更新は、給与計算freee上からそのまま電子申請をし、シームレスで手続を完了させることもできます。

5.法定帳簿の整備が自動的に完了する


給与計算freeeを導入するメリットは、給与計算の領域だけにとどまりません。労務管理や助成金申請にも大きく役立ちます。

エクセルで給与計算をしている会社様の場合は、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿といった法定帳簿もエクセルで管理をしているケースも多いかと思われます。

これらの法定帳簿は、労働基準法で定められた義務として、会社に必ず備え付けなければならないものですが、帳票が違うと同じデータを何度も違うファイルに転記やコピペしたり、修正した場合も、全てのファイルを直さなければならず、管理工数が大変です。

給与計算freeeでは、給与計算のために入力している情報をマスターとして、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿を自動生成する機能を実装しています。

すなわち、給与計算freeeを導入することで、いつでも最新の労働者名簿、賃金台帳、出勤簿を出力できる環境が整い、労基署の調査があった際や、助成金の申請を行う際など、迅速かつ正確な対応ができるようになるのです。

給与計算freeeは、単なる給与計算ソフトではなく、労務管理そのもののツールとしても、日に日に進化していますので、そのような観点からも導入を検討してみる価値はあるのではないでしょうか。